Arbeiten im Homeoffice mit virtuellen Teams kennt man nicht erst seit der Corona Pandemie. Aber die virtuelle Zusammenarbeit von Teams hat stark zugenommen. Das geht nicht immer ohne Reibungsverluste und bei einigen bleibt die Motivation manchmal auf der Strecke. Wie erfolgreiche Teamführung und -entwicklung online funktioniert, erfährst du in diesem Blogpost.
Auch wenn der Begriff „virtuell“ mittlerweile in aller Munde ist, zu Beginn eine kurze Definition was virtuelle Teams ausmacht. Bei virtuellen Teams handelt es sich um eine Organisationsform, deren Mitglieder
- zeitlich befristet (gelegentlich auch dauerhaft),
- mit gemeinsamen Zielen,
- an verschiedenen Orten und evtl. zu verschiedenen Zeiten,
- über regionale, nationale oder Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeiten und
- überwiegend medienvermittelt kommunizieren. [1]
Vorteile von virtuellen Teams
Ein großer Pluspunkt von virtuellen Teams liegt vor allem in der größeren Flexibilität. Denn neben den Team- und Unternehmensbedürfnissen können auch individuelle Vorlieben in virtuellen Teams besser berücksichtigt werden. Die Gestaltung der Work-Life-Balance erhält dadurch ganz neue Chancen. Gleichzeitig besteht die Gefahr von Arbeitszeitentgrenzung und Überlastung. Hier ist es Aufgabe der Führungskraft, sich des Themas gezielt anzunehmen und nicht das Teams sich selbst zu überlassen.
Nachteile von virtuellen Teams
Obwohl virtuelle Teams große Chancen durch die flexiblere Zusammenarbeit haben, verbergen sich auch einige Risiken, die sich schnell auf die gesamte Teamperformance auswirken können. Da die Kommunikation bei remote Führung überwiegend über elektronische Medien stattfindet, gibt es so gut wie keinen Raum für persönliche Meetings und zufälligen informellen Informationsaustausch (Stichwort Kaffeeküche). Es ist daher bei rein virtuellen Teams viel schwieriger, einen gemeinsamen Teamgeist zu entwickeln und zu fördern. Die Folgen: Diese Organisationsform stellt hohe Anforderungen an die Eigenverantwortlichkeit, Selbstorganisation und Motivationsfähigkeit der Mitarbeiter:innen.
[1] Duarte, D.L., Snyder, N.T.(2001) Mastering virtual Teams
Keine Frage: virtuelle Teamführung funktioniert – aber eben anders! Und hier macht gezieltes remote Leadership den entscheidenden Unterschied. Eine der größten Herausforderung bei der Führung von virtuellen Teams liegt darin, trotz physischer Distanz, Nähe zu schaffen und ein passgenaues Framework für eine reibungslose und professionelle Online-Zusammenarbeit zu entwickeln. Am besten gemeinsam mit dem virtuellen Team. Als Führungskraft braucht es dafür eine ausgeprägte kommunikative Kompetenz, um ein Online Team zu steuern und zu entwickeln.
Das funktioniert am besten, wenn die Vorteile von Online Teams maximiert und mögliche Nachteile mit geeigneten Maßnahmen und Tools kompensiert werden. Zunächst braucht es viel Vertrauen von beiden Seiten für remote Teamarbeit. Die Führungskraft muss sich auf das Team verlassen können, genauso umgekehrt. Vertrauen ist aber auch einer der Erfolgsfaktoren, der oft sehr langsam wächst, dafür aber umso schneller bei Reibungsverlusten und Kommunikationsgaps wieder schwindet. Hier braucht es viel Fingerspitzengefühl und besondere Skills, die das gegenseitige Vertrauen stärken und die virtuelle Zusammenarbeit erleichtern. Passgenaue Online-Tools unterstützen enorm bei der online Teamentwicklung und können die physische Distanz gut abfedern. Siebilden quasi die Räder und die Karosserie eines Autos, gegenseitiges Vertrauen und ein positiver Teamspirit machen den Motor aus. So können digitale Teamsitzungen zwar die analogen Treffen ersetzen. Aber für die Stärkung des „Wir-Gefühl“ liegt es eben nicht nur an der Auswahl der richtigen Online-Tools. Und ohne Motor fährt die beste Karosserie nicht, um bei dem Bild zu bleiben.
Ob Teams vor Ort, remote oder auch in hybriden Modellen zusammenarbeiten, eines haben sie gemeinsam: Die Führungskräfte sind Dreh- und Angelpunkt eines (virtuellen) Teams. Sie sorgen permanent dafür, das Engagement der Teammitglieder zu fördern und müssen frühzeitig erkennen, wenn es irgendwo klemmt. Spätestens jetzt ist allen klar, dass online Teamentwicklung nicht mit klassischen command & control-Führungsansätzen funktioniert. Besonders die virtuelle Teamführung verlangt neue Prozesse, neue Skills und eine neue Art der Teamentwicklung. Es gilt, eine vertrauensvolle und effiziente Zusammenarbeit mit dem Team über geografische Distanzen hinweg zu schaffen.
Moderne Kommunikationsmittel unterstützen die produktive Team-Zusammenarbeit. Jedoch ist es aus der Distanz heraus oft schwieriger, mögliche Konflikte frühzeitig zu identifizieren und konstruktiveinzugreifen. Deshalb ist es umso wichtiger, ein starkes Teamgefühl unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu entwickeln, das von einer hohen Identifikation und Leistungsbereitschaft geprägt ist. Aktive Teamentwicklung gibt allen Beteiligten Werkzeuge für unterschiedliche Situationen an die Hand, so dass die Konfliktlösungskompetenz spürbar wächst. Wer gelernt hat auch im virtuellen Raum seine Unzufriedenheit kund zu tun, ist eher bereit, auch handfeste Konflikte frühzeitig anzusprechen. Diese Erfahrung kann das Zusammengehörigkeitsgefühl eines Teams enorm steigern. Remote Leadership heißt die zahlreichen Stellschrauben für das Führen auf Distanz bedienen zu können und das Team zu einem high Performing Team zu formen.
So funktioniert Führen auf Distanz:
- Erwartungen der einzelnen Teammitglieder abfragen und ernst nehmen,
- gemeinsam die Fokusthemen und Ziele für das Team erarbeiten,
- Freiräume bieten und die Vorliebender Einzelnen berücksichtigen,
- Chance von individuellen Arbeitszeiten/-orten gezielt nutzen,
- klare und offene Kommunikation ermöglichen,
- Voraussetzungen einer lösungsorientierten Konfliktkultur schaffen,
- Unzufriedenheit und latente Konflikte frühzeitig ansprechen,
- Zuständigkeiten und Verantwortung klar regeln,
- Aufgaben gerecht verteilen,
- Erfolgserlebnisse sichtbar machen und feiern,
- geeignete Zusammenarbeits-Tools implementieren,
- kreative digitale Kommunikation einsetzen (Wie wollen wir uns austauschen?),
- die eingesetzten Maßnahmen und das Commitment regelmäßig abfragen.
Zugegeben – trotz aller kreativen Technologien, Tools und Formate kommen auch virtuelle Teams manchmal an ihre Grenzen und Motivation und Effektivität der digitalen Zusammenarbeit in Projekten leiden. Hier gilt es nach den Ursachen zu forschen:
- Gibt es Probleme auf persönlicher Ebene, z.B. haben zwei Teammitglieder einen Konflikt miteinander?
- Oder liegen die Schwierigkeiten der virtuellen Zusammenarbeit auf Team- oder sogar Führungsebene?
Es ist enorm wichtig, zeitnah die passenden Maßnahmen zu ergreifen. Denn hat ein virtuelles Team erst einmal seine Motivation verloren, ist es umso schwieriger, alle wieder auf Kurs zu bringen, gerade wenn man sich nicht persönlich sieht und die zwischenmenschlichen Schwingungen nicht mitbekommt.
So können z. B. zuvor erarbeitete Verhaltens-und Kommunikationsregeln wieder „aufgefrischt“ oder aber im Laufe der Zeitvergessene Teamrituale wieder zum Leben erweckt werden (z. B. ein Live-Event einmal im Quartal, Remote-Events außerhalb des Arbeitsalltags etc.). Gerade beider digitalen Teamführung muss besonders darauf geachtet werden, dass sich die persönlichen Beziehungen im Team nicht verflüchtigen, weil es in virtuellen Meetings „nur“ noch ums Geschäftliche geht. Die gemeinsamen Mittags- oder Kaffeepausen gilt es gezielt mit Kollaborationstools zu kompensieren. Denn nur wer sich in einem Team wohlfühlt und Vertrauen zu den Kolleginnen und Kollegen hat, wird auch seine volle Leistung bringen.
Das brauchen virtuelle Teams – kurz und knapp zusammengefasst:
- Vertrauen,
- gegenseitiges Feedback,
- eine gute virtuelle Teamführung,
- die Implementierung zielführender Tools,
- eine erhöhte Kommunikationsbereitschaft,
- klare Rollen- und Aufgabenklärung,
- eine lösungsorientierte Konfliktkultur und
- Verlässlichkeit (Absprachen, Regeln, Mindset).
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