5.11.2021

Virtuelle Projektteams zusammenstellen und motiviert führen

Janina Stork
Service Ownerin Business Development

Projektteams werden für ein konkretes Ziel oder eine Aufgabe funktionsübergreifend zusammengestellt und lösen sich wieder auf, wenn das Projektziel erreicht ist. Der:die Projektleiter:in ist häufig nur fachlich im Lead und hat keine disziplinarische Weisungsbefugnis(= laterale Führung). Wie lässt sich solch ein bunt gemischtes Projektteam in kurzer Zeit zu einem Hochleistungsteam zusammenführen? Zugegeben – von ganz alleine läuft’s meistens nicht!

[#anchor1] Projektteams zusammenstellen und zusammenführen –nicht nur die fachliche Expertise zählt [#anchor1]

Du hattest bestimmt auch schon so eine Situation: Du bekommst eine Einladung und kennst im ungünstigsten Fall nur den:die Gastgeber:in. Die Stimmung steht und fällt dann mit den Leuten, die du auf dem Fest triffst. Bei Projektteams ist das ähnlich, denn auch da kommt es auf die Stimmung an, ob das Projekt am Ende ein Erfolg wird oder eben nicht!

Was verstehen wir unter einem Projektteam? Verschiedene Mitarbeiter:innen bilden für ein vorher festgelegtes Ziel ein (Projekt)Team. Im Idealfall kann der:die Projektleiter:in das Team selbst zusammenstellen; meist stehen dabei die fachlichen Kompetenzen jedes:r Einzelnen im Fokus. Doch wissenschaftliche Untersuchungen über Teamarbeit haben ergeben, dass es nicht sinnvoll ist, bei der Zusammenstellung eines Teams nur auf Wissen und Fähigkeiten der Teammitglieder zu achten, sondern viel mehr wie gutes der Gruppe gelingen wird, ihre vorhandenen Ressourcen bei der gemeinsamen Teamarbeit effizient einzusetzen. Dabei kommt es ganz entscheidend auf die gelebten Teamprozesse an, wie Führung, Umgang mit Konflikten, Kommunikation und letztlich auf die Zufriedenheit aller im Projektteam. Die Teamzusammensetzung aus hochqualifizierten Experten:innen ist also kein alleiniger Garant für einerfolgreiches Projekt und schon gar kein Ersatz für Teamentwicklung. Hier ist der:die Projektleiter:in gefragter denn je. Denn ein Projektteam hat meistens nicht die Zeit, sich langsam kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen, wie„normale“ Teams. So muss die Teambuildingphase professionell unterstützt und begleitet werden.

[#anchor2] Laterales Führen geht – sogar virtuell [#anchor2]

LateraleFührung bedeutet Führen ohne Vorgesetztenfunktion. Das bedeutet, Projektleiter:innen und Teammitglieder arbeiten in Projektteams gleichberechtigt, netzwerkartig und quer zu evtl. vorhandenen Hierarchiestrukturen zusammen. Die Führung eines Teams erfolgt also nicht klassisch von oben nach unten, sondern die Teammitglieder werden in Entscheidungsprozesse involviert und somit wird auch die Verantwortung innerhalb des Teams aufgeteilt. Neben Eigenverantwortung erfordert dies viel Flexibilität und Selbstmanagement von jedem:r Einzelnen. Da innerhalb eines lateral geführten Teams Aufgaben nicht einfach per Weisung delegiert werden können, spielt die Motivation der Teamkollegen:innen eine entscheidende Rolle über den Erfolg des Projekts. Der:die Projektleiter:in hat die Aufgabe, das Team zusammenzuführen und darauf zu achten, dass es dem Team gut geht. Er:sie greift eher vermittelnd ein, wenn es zu Spannungen kommt und sichert dadurch die kooperative Zusammenarbeit aller Beteiligten. Durch ein kollegiales Arbeitsklima werden Motivation und persönliches Engagement gestärkt.

Damit ein (virtuelles) Projektteam erfolgreich zusammenarbeitet, müssen Projektleiter:innen die unterschiedlichen Interessen aller Beteiligten berücksichtigen. Gerade in virtuellen Teams ist durch die oft nicht vorhandene persönliche Kommunikation vor Ort, ein offenes Kommunikationsverhalten das A&O. Dies beinhaltet nicht nur die Koordination der einzelnen Aufgaben, sondern auch eine Coachingfunktion. Menschenkenntnis, Verhandlungsgeschick und Einfühlungsvermögen sind deshalb für das laterale Führen unabdingbar. 

[#anchor3] Projektteams motivierend steuern: klare Spielregeln helfen [#anchor3]

Wir wissen nun, dass einem:r Projektleiter:in die spannende Aufgabe zukommt, ein Team nach relativ kurzer Zeit zu einem Hochleistungsteam zu führen, ohne dass er:sie ein gewisses „Druckmittel“ in Form von Weisungsbefugnis hat. Geht das vielleicht nur in modernen, agilen Organisationen? Nein, das geht überall!

Wir alle wissen aus eigener Erfahrung, dass Menschen umso erfolgreicher arbeiten, je mehr Sinn und Spaß sie an ihrer Arbeit haben und je zufriedener sie sind. Deshalb ist es auch für Projektteams so wichtig, dass sie trotz der zeitlich begrenzten Zusammenarbeit einen Teamentwicklungsprozess durchlaufen. Zum Start sollte gemeinsam das Ziel und die jeweilige Aufgabenverteilung geklärt werden. Aber auch gemeinsame Werte und Spielregeln sollten vorher diskutiert und festgehalten werden. Für die Motivation ist es enorm wichtig, dass du deinem Team direkt zu Beginn verdeutlichst, wie wichtig die Mitarbeit im Projekt ist. Lass Unsicherheit, Ängste und Konflikte von Anfang an ans Tageslicht kommen und kehre nichts aus vermeintlichem Zeitdruck unter den Teppich. Denn schwelende Konflikte und Unzufriedenheit bringen ein Projekt ganz schnell vom Kurs ab. Viel wichtiger ist es, von Anfang an, Vertrauen zu schaffen durch Offenheit und berechenbares (Führungs-)Verhalten. Dabei helfen gemeinsam entwickelte und verabschiedete Spielregeln, wie z.B.:

- Zuständigkeiten und Verantwortung klar regeln

- Gemeinsames Verständnis für das Projektziel erarbeiten

- Wie wollen wir uns austauschen, z.B. kreative (digitale) Zusammenarbeits-Tools

- Aufgaben gerecht verteilen, Vorlieben berücksichtigen

- Erwartungen der einzelnen Teammitglieder abfragen und ernst nehmen,

- Freiräume abstecken

- Individuelle Arbeitszeiten/-orte: was heißt das für das Team?

- Klare und offene Kommunikation ermöglichen

- Wie gehen wir mit Misserfolgen um?

- Wie lernen wir voneinander?

- Lösungsorientierte Konfliktkultur schaffen

- Offenheit bei Unzufriedenheit(keine Schwelbrände!)

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Janina Stork
Janina Stork verantwortet den Bereich Business Development bei Haufe-umantis AG. In ihrer Rolle hilft sie innovative Unternehmen dabei, die Themen New Work und Talent Empowerment voranzutreiben. Die Unterstützung von Teams als Powerzelle des Unternehmens ist dabei im Fokus ihrer Arbeit. Sie verfolgt die Ziele, Unternehmen resilient und nachhaltig aufzustellen und gleichzeitig die Zufriedenheit der Teams zu verbessern. Ihr Hintergrund in Kommunikation, Management und IT bildet die Grundlage für ihren vielschichtigen Blick auf die agile Welt; nicht zuletzt durch ihre Tätigkeiten in verschiedenen StartUps.