Nein, das muss nicht sein: Es kann viele Gründe dafür geben, dass die Teammitglieder die Teampact-Umfragen selten oder gar nicht ausfüllen. Wichtig ist dabei, herauszufinden und zu verstehen, was die Gründe und Ursachen sind, weshalb das Team an der Umfrage nicht teilnimmt. Auch hier ist der erste Schritt, sich dem Problem zu stellen und gemeinsame Ursachen dafür zu identifizieren.
Was ist ein Beteiligungsgrad?
Die Information «Beteiligungsgrad» gibt Auskunft darüber, wie viele Teammitglieder in der jeweiligen bzw. laufenden Periode die Umfrage ausgefüllt haben. Der Beteiligungsgrad kann von «sehr niedrig» bis «sehr hoch» variieren. Je mehr Teammitglieder die wöchentliche Umfrage beantwortet haben, umso grösser ist der Beteiligungsgrad des Teams. Nur wenn alle Teammitglieder die Umfrage ausfüllen, repräsentieren die Teampact-Daten auch das gesamte Team. Hier findest du die Informationen in Teampact:
Es kann diverse Ursachen oder Gründe für ein geringes Engagement der Teammitglieder geben. Als Erstes können temporäre und/oder kontextbezogene Faktoren wie Abwesenheiten, Urlaubszeit, Arbeits-Überlast oder exemplarisch bei Teampact die «Reminder im Papierkorb» für geringes oder schwankendes Engagement sein. Ist das Engagement jedoch nicht nur aufgrund der aktuellen Situation tief, können nach dem Eisbergmodell viele andere Gründe vorliegen. Es kann sein, dass es keinen Verantwortlichen im Team gibt (wie wir sie nennen: Team Enabler), die die Teamthemen vorantreiben und den Rahmen für die Teamentwicklung gestalten. Es benötigt das Commitment der Teammitglieder, sich selbst als Person und auch als Team gemeinsam entwickeln zu wollen, und die Fähigkeiten des Teams und der Mitglieder, sich selbst reflektieren zu können. Es kann auch sein, dass die Rahmenbedingungen von der Organisation für die Weiterentwicklung auf der Teamebene und der individuellen Ebene nicht gegebenen sind. Das heisst, dass das Leadership und/oder die Organisation die Entwicklung nicht fördert, unterstützt und vorlebt. Zudem wird die gemeinsame Entwicklung als Team durch eine hohe Arbeitsbelastung und hohem Druck im Alltag oft als Priorität 2 eingestuft. Und das, obwohl die Teamentwicklung doch so wichtig ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und die eigene Zufriedenheit bei der Arbeit.
Die wöchentlichen Umfragen können schon als Belastung wahrgenommen werden, denn die Teammitglieder können und wollen sich neben den anderen To-Do’s nicht auch noch Zeit für die Teamthemen nehmen. (Kurzer Reminder: Die Beantwortung der Fragen dauert maximal 90 Sekunden). Die Teammitglieder sehen den Sinn oder Mehrwert in der Beantwortung der Fragen nicht. Denn zu einer nachhaltigen Teamentwicklung gehört es auch dazu, dass regelmässig gemeinsam auf die Teampact-Ergebnisse geblickt wird und die Zusammenarbeit im Team regelmässig reflektiert – also gemeinsam diskutiert - wird. Wenn dieser anschließende wertschöpfende Prozess nicht erfolgt – oder als nicht wertschätzend und nutzbringend erachtet wird, kann dies schnell zu einem sinkenden Engagement führen.
Effekte wie soziale Erwünschtheit, künstliche Harmonie oder fehlenden psychologische Sicherheit können zusätzlich Gründe für ein niedriges Engagement sein. Wenn die Ergebnisse nicht den tatsächlichen Zustand des Teams zeigen, wird schnell der Mehrwert in Frage gestellt – doch das Tool kann auch nur das zeigen, was die Nutzer:innen auch eingeben. Geschieht dies nicht offen und ehrlich, können Konflikte und Missstände auch nicht aufgedeckt werden.
Ein geringes Engagement erschwert und bremst die Entwicklung des Teams aus. In Teampact führt das fehlende Engagement zu keinen repräsentativen Ergebnissen mit einer geringen Aussagekraft über die Zusammenarbeit des Teams. Die Teammitglieder werden keine Verbindung zu den Teampact Ergebnissen herstellen können und es ist schwierig, basierend auf den Daten eine fokussierte und zielführende Diskussion zu beginnen. In der Diskussion können ebenfalls keine Meinungsunterschiede in den Antworten oder die Trends zu den Faktoren herangezogen werden.
Nachdem ihr als Team die Beweggründe für das fehlende Engagement in Teampact identifiziert habt, nachfolgend einige Hilfestellungen und Tipps, wie der Grad der Beteiligung mit Teampact nachhaltig gesteigert werden kann:
1. Teampact in euren Arbeitsalltag und -routinen integrieren: Profitiert von der Möglichkeit, Teampact in euer Kollaborationstool, z.B MS Teams zu integrieren, um den Reminder für die regelmäßige Umfrage zu erhalten und regelmäßig einen Report über eure Teamentwicklung von Teampact zu erhalten.
2. Als Team ein Commitment erwirken und Ziele setzen: Besprecht im Team, wie oft ihr die Umfrage ausfüllen wollt, um wirklich repräsentative Ergebnisse zu bekommen und Trends in der Zusammenarbeit zu erkennen. Unsere Empfehlung ist es, die Umfrage mindestens alle zwei Wochen auszufüllen. Es kann hilfreich sein, sich im Teammeeting die ersten zwei Minuten Zeit zu nehmen, um gemeinsam – aber natürlich jede:r für sich – die Umfrage auszufüllen.
3. Langfristige Teamentwicklungsziele gemeinsam definieren: Setzt euch als Team für einen Zeitraum von 3 bis 6 Monate Ziele, wie ihr euch entwickeln möchtet –beispielsweise auch auf Basis der Teampact-Faktoren:
- Was ist unser Zielzustand? In welche Richtung möchten wir uns entwickeln?
- "Wir möchten uns im Thema XY entwickeln, weil wir... „
Wichtig dabei ist, dass ihr für euch nicht nur ein Zielbild, sondern auch Erfolgsfaktoren festlegt, mit denen ihr den Zielzustand messen könnt.
- Woran erkennen wir, dass wir uns in XY entwickelt/verbessert haben? (Denkt an qualitative und quantitative Werte.)
- Was sehen und empfinden wir, wenn wir XY erreicht haben?
- Worauf zahlt das Ergebnis ein? Beispielsweise auf die Teampact Faktoren wie Kommunikation, Vertrauen oder Team Learning.
- Optional: Evaluierung des Zustands anhand einer Selbsteinschätzung auf einer Skala von 1-10.
4. Wöchentliche Check-ins zur Reflexion: Reflektiert eure Teamzusammenarbeit mit Teampact in regelmäßigen Reflexionsmeetings und überprüft euren Fortschritt der Entwicklungsziele. Erst wenn man mit den Teampact-Ergebnisse auch aktiv arbeitet, wird das Team in der Beantwortung der Fragen einen Mehrwert sehen. Nutze die Reflexionsmeetings ab und zu (oder auch immer), um die Teampact Ergebnisse zu besprechen.
5. Konkrete Maßnahmen ableiten: Definiert als Team zusammen konkrete und greifbare Maßnahmen zur Zielerreichung, überprüft und adaptiert diese in den Reflexionsmeetings und definiert neue Maßnahmen, falls diese zur Zielerreichung notwendig sind. Vergesst dabei den Spaßfaktor nicht!
6. Sichtbarkeit des Fortschritts: Macht den Fortschritt transparent, indem ihr über den Prozess und den Fortschritt reflektiert.
- Können positive Trends in Teampact erkannt werden? Was können wir für neue Verhaltensweisen beobachten?
- Was für Erfolgsfaktoren sind bereits zu sehen und spürbar?
Feiert auch kleine Erfolge und haltet diese fest – Erfolge feiern steigert die Motivation aller und hält das Engagement im Team aufrecht.
7. Psychologische Sicherheit und Raum für Entwicklung und Wachstum bieten: Besonders das Führungsverhalten hat einen starken Einfluss auf die wahrgenommene psychologische Sicherheit im Team, da sich die Teammitglieder oft am Verhalten von Führungs- oder Vorbildpersonen orientieren. Es ist wichtig, dass Team Enabler und das Management als Vorbild vorangehen und von sich aus Probleme ansprechen, Diskussionen starten, sich verletzlich zeigen und auch eigene Fehler zugeben. Betone als Team Enabler, wie wichtig es ist, dass sich das Team weiterentwickelt. Gestalte Räume, in denen sich das Team weiterentwickeln kann, schenke Vertrauen und stelle die nötige Zeit zur Verfügung.
8. Nachhaltige Entwicklung braucht Zeit: Übe niemals Druck auf die Entwicklung des Teams aus. Veränderung ist keine Sache, die von heute auf morgen gelingt, die Entwicklung wird in kleinen Schritten zu sehen sein.
Die verschiedenen Stellschrauben können dir helfen, ein hohes Engagement für eine nachhaltige Entwicklung des Teams mit Teampact zu fördern. Denn eine regelmässige Reflexion als Team über die Zusammenarbeit ist essentiell, um langfristig ein erfolgreiches Team zu sein.
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