Aus der modernen Arbeitswelt ist die Zusammenarbeit von Teams nicht mehr wegzudenken, Teamwork gehört zu New Work wie das Selfie zur Handykultur. Und dann stellt sich meist auch die Frage: „Wie können wir gemeinsam besserwerden“? Die Antwort liefert die Retrospektive. Sie ist die richtige Methode, damit Zusammenarbeit analysiert und optimiert werden kann. Doch eine gute Team Retro braucht einen festen Ablauf, einen professionellen Rahmen, anerkannte Methoden, gute Moderation und digitale Tools. Wie eine Retro ablaufen sollte, was dabei wichtig ist und wie man sie professionell umsetzt, erklärt dieser Blogartikel.
1. Was ist eine Team Retrospektive - Definition
2. Wie oft sollte die Team Retro durchgeführt werden?
3. Der Unterschied - Sprint Review vs Retrospektive
4. Ursprung der Retrospektive: Scrum, Sprint & Co.
5. Wer nimmt an der Team Retro Teil?
6. Tipps für eine erfolgreiche Team Retrospektive
7. Team Retrospektive - vor Ort oder Online
8. Ablauf: Team Retrospektive durchführen
9. Team Retrospektive: Kür oder Pflicht?
Die Retrospektive (oder Retro) ist eine Methode, die einem Team ermöglicht, aus der Vergangenheit zu lernen. Teams reflektieren in einer Retrospektive die Zusammenarbeit im Team, beseitigen Hürden und sammeln gemeinsam Verbesserungsvorschläge, wie Arbeitsprozesse und Workflows optimiert werden können. Inzwischen ist die Retro aber zu einem Standardelement für Teamwork generell geworden, beispielsweise in der Projektarbeit. Retros haben also auch außerhalb agiler Methoden wie Scrum oder OKR (Objectives and Key Results) ihre Wirkung, allerdings wird die Team Retrospektive vor allem dann zu einem mächtigen Werkzeug, wenn es im Rahmen von Scrum und/oder OKR in die Team-DNA überführt wird. Sobald die Teammitglieder an die Rituale gewöhnt sind und den wiederkehrenden Ablauf kennen, ist die Effizienz solcher Events, und damit auch die der Retro, besonders hoch.
Wer aber eine Retrospektive im Team abhalten will, sollte ein paar wichtige Vorbereitungen treffen. Dazu gehört das Wissen zum Ablauf, mögliche Methoden und unterstützende Optionen wie Tools, Software, aber auch Moderations-Kompetenz! Wie man dabei vorgehen kann und welche Templates und Ideen nützlich sein können, zeigt dieser Artikel.
Die Retrospektive ist als Feedback-Meetingangelegt, in regelmäßigen Abständen und in Abhängigkeit von der Intensität der Zusammenarbeit, einberufen werden sollte. Findet eine Team Retrospektive im Rahmen von agilen Arbeitsweisen wie Scrum oder OKR statt, dann setzt der Scrum-, oder OKR-Master sie am Ende von Sprints, Iterationen bzw. Zyklen an.OKR-Zyklen dauern immer etwa 3-4 Monate und auch Scrum Sprints folgen einem definierten Zeitraum. Meist dauert dieser zwischen ein bis vier Wochen, abhängig vom Projekt. Die Team Retro bei OKR hingegen findet daher etwa vier Mal im Jahr statt. Auch bei OKR folgt die Retrospektive zeitnah auf die „Review“. Bei der Retro geht es um den Prozess und wie gut die Zusammenarbeit funktioniert. Bei der Review hingegen geht es um inhaltliche Aspekte.
Zur Abgrenzung zwischen Review und Retrospektive schauen wir kurz genauer, was die beiden Events auszeichnet. Wie die Retro ist auch die Review einwichtiger Termin innerhalb einer Iteration, eines Scrum-Sprints oder einesOKR-Zyklus. Im Gegensatz zur Retrospektive ist die Review aber vielmehr inhaltlich orientiert. Hier geht es um Fragen wie: „was haben wir erreicht?“. Während in der Retrospektive der Fokus auf der Teamarbeit selbst liegt - auf dem qualitativen Prozess und das „wie“ in den Fokus rückt, geht es bei der Review mehr um den „Outcome“. In einer Review beschäftigt sich das Team eher damit, was es erreicht hat und nicht mit dem wie – also mit sich und dem Arbeitsprozess selbst.
Ihren Ursprung hat die Retrospektive in agilen Frameworks wie Scrum, oder auch OKR. Die Retro ist ein wiederkehrendes Ritual in der Zusammenarbeit von Teams und gehört neben anderen Standardelementen, den sogenannten Events, unweigerlich zu verschiedenen agilen Methoden dazu. Die Retrospektive ist eines von vier Events und schließt beispielsweise den Sprint ab (Scrum), oder den Zyklus (OKR). In Sprints und Zyklen ist die Retrospektive immer am besten eingebettet und wirkt dort besonders erfolgreich. Findet die Retro im richtigen Rahmen statt, sorgt sie auch dafür, dass einzelne Teammitglieder sich als Mannschaft noch besser wahrnehmen und Vertrauen entsteht.
Das gesamte Team, inklusive Scrum Master und Product Owner, nimmt an der Retrospektive teil, damit eine Optimierung der Zusammenarbeit am Ende jedes Sprints oder Zyklus gemeinsam analysiert werden kann. Organisiert wird eine Retro normalerweise vom Scrum-, oder OKR-Master. Im Notfall kann sie aber auch von Projektmanagern, Product-Ownern oder Service-Ownern einberufen und durchgeführt werden, um die Team-Performance am Ende eines Projekts zu analysieren und verbessern zu können.
Wichtig ist, schon in der E-Mail für den Retro-Termin und auch in der Anmoderation/Intro zusätzlich nochmal sicherzustellen, dass die Teammitglieder die Ziele, die Agenda, den Ablauf, vor allem aber auch die Regeln einer Retro kennen.
Vor der Corona-Pandemie stellte sich in vielen Unternehmen die Frage nach „vor Ort oder lieber remote?“ überhaupt nicht. Inzwischen ist Homeoffice für einige „Wissensarbeiter“ aber zum Standard geworden und auch Hybrid-Working ist üblicher. Auch die Selbstverständlichkeit im Umgang mit digitalen Tools hat einen Sprung gemacht und auf die Vorzüge wollen viele – auch für eine Retro - nicht mehr verzichten.
Wo also soll die Retrospektive stattfinden? Rein virtuell, remote oder gar hybrid, mit einem Teil der Teammitglieder im Homeoffice und anderen vor Ort? Beide Welten haben ihre jeweiligen Vor- und Nachteile - nur eins ist gewiss: Das hybride Modell ist besonders herausfordernd – gerade bei einer Team Retrospektive. Es erfordert sehr mehr Erfahrung und Professionalität bei der Moderation, um das natürlich entstehende Gefälle zwischen den Teammitgliedern, Remote und Präsenz auszugleichen. Einfacher ist es, sich mit dem Team entweder auf „vor Ort“ oder „rein Online“zu einigen. Wichtig ist dabei die Entscheidung bewusst und durch Abwägung der wichtigsten Vor- und Nachteile zu treffen.
Online-Retro
+ Live-Reaktionen, kleineAbstimmungen oder das Teilen von Feedbacks funktionieren z.B. bei einemvirtuellen Board wie Miro mit nur wenigen Mausklicks, auch kurze Umfragenfunktionieren schnell, zudem gibt es unzählige Möglichkeiten bei weiteren digitalen Tools.
+ Alle Informationen sind direkt für alle zugänglich am gleichen Ort. Templates können leichter abgelegt werden und gesammelte Aspekte müssen nicht nochmal vom Flipchart im Office in ein PDF übertragen werden, oder abfotografiert und allen zur Verfügung gestellt werden
– Emotionen können digital viel schlechter erfasst und gedeutet werden. Darüber hinaus ist es für „stille“ oder unvorbereitete Teammitglieder online leichter, sich zu „verstecken“.
– Der Teambildungs- und Spaßfaktor ist in Präsenz höher!
Präsenz-Retro
+ Die physische Präsenz schweißt das Team stärker zusammen, denn der Mensch ist ein Wesen, dass den dreidimensionalen Raum natürlicherweise am meisten gewohnt ist.
+ Vertrauen kann in Präsenz noch besser aufgebaut werden (differenziertere Mimik, Körpersprache etc.), gerade weil es in der Retro um menschliche Aspekte und Feedback in der Zusammenarbeit geht.
– Interaktives Arbeiten, beispielsweise das Kleben von Post-its ist vor Ort langsamer und hat ab einer gewissen Menge an Personen Grenzen, oder muss durch gezielte Workshop-Methoden wie beispielsweise der World-Café-Methode abgefangen werden.
– Übersichtlichkeit und Transparenz ist vor Ort trotz Hilfsmittel wie Flipchart schwieriger umzusetzen, denn die Reaktionen aus dem Team zu bündeln und alle gemeinsam umsortieren lassen ist nicht nur mehr Aufwand, sondern funktioniert je nach Teamgröße auch gar nicht gut.
Hybrid-Retro – vor Ort und Online zugleich
– Natürlicherweise entstehen im Raum mehr Interaktionen, wovon virtuelle Teilnehmer:innen ausgegrenzt sind. Es entsteht immer ein Gefälle bei hybriden Meetings, die Trennlinie verläuft zwischen virtuellen Teilnehmer:innen und Teammitgliedern in Präsenz.
– Das gemeinsame Erarbeiten an Flipcharts im Büro ist nicht möglich.
– Trotz sehr guter Technik in gutausgestatteten Büros sind Wortbeiträge in einem Raum von Kolleg:innen imHomeoffice schlechter zu verstehen. Dadurch entsteht ein Nachteil für die virtuell teilnehmenden Mitglieder.
Lösungsmöglichkeiten Hybrid-Working:
Wer eine Retro gemeinsam erfolgreich durchführen möchte, kann folgende Aspekte berücksichtigen:
So führt man eine Retro professionell durch
Intro:
Sind die Teilnehmer:innen im (virtuellen) Meetingraum angekommen, sollten die Ziele der Retrospektive nochmal in der Anmoderation geklärt werden. Etwa 4-5 zentrale Aspekte sollten gegen Ende herausgearbeitet worden sein, z.B. Anregungen der Mitglieder, wie die Teamarbeit und Zusammenarbeit besser laufen könnte. Diese Optimierungsmaßnahmen werden auch für alle zugänglich und sichtbar dokumentiert, damit sie auch nach der Retro noch nachvollziehbar bleiben. Sofern es Maßnahmen aus der vorherigen Retro gab, sollten diese Aspekte natürlich auch mitgenommen und besprochen, bzw. reflektiert und abgeglichen werden. Fragen wie: „Was hat sich verbessert, woran müssen wir nochmal arbeiten?“, können helfen.
Aspekte sammeln & Erkenntnisse dokumentieren:
Zentral bei der Retro ist das Erforschen, Verstehen und Klären. Es geht darum zu überlegen, warum Dinge so gelaufen sind, oder warum es Probleme gab und wie diese ausgeräumt werden können.
Interaktiv werden dabei die Themen zum aktuellen Zyklus gesammelt. Die Vorschläge der Mitglieder werden eigenständig notiert und können dann geclustert und priorisiert werden – beispielsweise nach Kriterien wie: worüber müssen wir reden und, was haben wir (im Vergleich zum letzten Mal und im Abgleich mit den zuletzt notierten Verbesserungspunkten) gelernt?
Maßnahmen beschließen:
Am Ende lassen sich dann aufgrund von Problemanalysen auch gezielt Schritte oder Maßnahmen festhalten, um eine Optimierung in der Zusammenarbeit im Team anzustreben.
Outro:
Als letzter Punkt in einer Retro wird das Team auch nochmal auf die erarbeiteten Aspekte der laufenden Retrospektive zurückschauen. Welches Gefühl ist nach dem Termin spürbar? War die Zeit für die Retrospektive lohnend? Was sollte bei anderen Retrospektiven in der Zukunft noch mehrberücksichtigt werden?
Dass Teams die eigene Zusammenarbeit reflektieren sollten, steht außer Frage. Retrospektiven sind heute Pflicht. Sobald eine Organisation Teamwork aber wirklich stärker professionalisieren will, sollte sich das entsprechende Setup dafür angesehen und ggf. optimiert werden. Dazu bieten sich Scrum und OKR als Framework an - beide Arbeitsweisen bringen Teams in der Entwicklung voran und legen besonderen Fokus auf Effizienz und erfolgreiche Zusammenarbeit. Die Wirksamkeit von Retrospektiven in agilen Setups ist besonders stark und kaum zu vergleichen mit Retrospektiven, die ohne diesen Kontext angesetzt sind. Eine Retrospektive im Rahmen eines agilen Frameworks sollte zudem nur angestrebt werden, wenn im Unternehmen wirklich die Intension besteht, Teams damit arbeiten zu lassen und in diesem Bereich zu brillieren – mit allem was an Leadership-,und Strukturveränderungen (Top-Down und Bottom-up) dazugehört.
Unter agil arbeitenden Unternehmen gibt es zahlreiche bekannte sowie erfolgreiche Marken und Namen. Eine aktuelle Studie von Haufe Talent in Kooperation mit dem Lehrstuhl Wirtschaftspsychologie der Hochschule für Technik Stuttgart zeigt differenziert auf, wie Unternehmen von der Wirkung durch OKR profitieren. Das betrifft vielseitige Aspekte wie beispielsweise die Zusammenarbeit innerhalb der Teams, vor allem aber auch zwischen Teams.
Wenn das Team softwaregestützt arbeitet, kann die Team Retro auch eingebettet in der Software gesteuert werden. Das vereinfacht Abläufe und minimiert Administrations- und Dokumentationsaufwände.
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