„Big Data“, „Internet der Dinge“, „KI“ & Co. – Wer kommt bei all der Schnelllebigkeit eigentlich noch mit? Eins ist jedenfalls klar: Disruptive Technologien verändern nicht nur den Markt, sondern auch die Erwartungen und Bedürfnisse der Kund:innen. Das zwingt Unternehmen zunehmend dazu, flexibel auf diese veränderten Anforderungen zu reagieren und heute schon zu wissen, was der:die Kund:in morgen braucht – Stichwort: Digitale Transformation! Eigentlich nichts Neues mehr und dennoch hinken viele Unternehmen in Sachen Digitalisierung hinterher. Häufig sind eine fehlende Strategie und unklare Ziele schuld daran. Mit OKR kann sich das wirkungsvoll verändern.
Wer langfristig wettbewerbsfähig bleiben möchte, kommt um den digitalen Wandel nicht drum rum. Digitale Transformation ist aber mehr als nur einen Prozess „digital“ zu machen. Vielmehr geht es dabei um die Frage: Wie kann der gesamte Prozess verbessert werden?
Sicherlich liegt es in der Natur der Sache, dass IT-Abteilungen die idealen Akteure sind, um die digitale Transformation in Unternehmen umzusetzen. Allerdings ist es nicht mehr nur ein reines IT-Projekt. Zunehmend betrifft die digitale Transformation auch weitere Bereiche im Unternehmen und wirft dadurch weitreichendere Fragestellungen auf, wie z. B. in Sachen Sicherheit, Datenschutz oder Risikomanagement, die es im gesamten Prozess zu berücksichtigen gilt.
Bevor jedoch an eine digitale Transformation zu denken ist, braucht es moderne Technologien, die flexibel genug sind, um sich den wechselnden Anforderungen am Markt anzupassen. Das erfordert eine Transformation der bisherigen Unternehmens-IT.
Wenn wir von IT-Transformationen sprechen, geht es dabei um mehr als einzelne Systeme zu implementieren. Vielmehr wirkt sich die IT-Transformation auf nahezu alle Bereiche eines Unternehmens aus – vom Kundenservice bis zum Rechnungswesen. Überall dort, wo Prozesse und Systeme nicht mehr mit den Anforderungen am Markt Schritt halten und sich flexibel an Veränderungen anpassen müssen. Der erste Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation liegt deshalb in der Bewertung und Modernisierung der IT.
Natürlich ist es nicht Sinn und Zweck einer IT-Transformation, alles „einfach“ zu modernisieren – das wäre schon allein aus Kosten-Zeit-Aspekten in der Praxis kaum realisierbar. Viel eher sollte bei der Bewertung der Unternehmens-IT auch immer wieder die Frage aufkommen: Welchen Nutzen bringt uns das als Unternehmen? Und wie stellen wir sicher, dass dies auf unsere (Unternehmens-)Ziele einzahlt? Um sicherzugehen, dass die „richtigen“ Systeme und Prozesse identifiziert werden, die es zu modernisieren gilt, ist es besonders wichtig, die Ziele der IT-Transformation mit der Unternehmensstrategie zu verknüpfen und die Mitarbeiter:innen an diesem Prozess zu beteiligen. Sie sind es nämlich, die die Prozesse am besten kennen und die Transformation im Unternehmen umsetzen. Um nicht Gefahr zu laufen, dass die Transformation aufgrund von Widerstand in der Belegschaft scheitert, ist es unerlässlich, dass die Mitarbeiter:innen die Strategie und Ziele kennen und verstehen. Nur, wer weiß, wo er steht und weiß, wo es hingeht, wird die Reise mitgehen. Häufig scheitern solche Vorhaben, weil es an einer Strategie und klaren Zielen fehlt. Um die Ziele und die Transformation effizient zu steuern und agil zu gestalten, helfen „Objectives & Key Results“, kurz OKR.
OKR ist ein Framework, mit dem du die strategischen Unternehmensziele mit den operativen Zielen deiner Teams verknüpfst. Dabei werden zunächst die Ziele (Objectives) formuliert. Anschließend werden für jedes Objective circa fünf messbare Schlüsselergebnisse (Key Results) festgelegt, mit denen das Ziel (Objective) erreicht wird.
Beispiel: Ein Objective könnte sein: „Stammkund:innen fühlen sich bei uns pudelwohl“.
Mögliche Key Results, um das Objective zu messen wären z. B.:
Die Key Results machen dein Ziel (Objective) messbar. Die aktuellen OKRs reflektiert ihr gemeinsam je nach Bedarf wöchentlich oder zweiwöchentlich in einer OKR-Retro. Alle drei bis vier Monate werden neue OKRs definiert. Das ermöglicht eine effiziente Steuerung des Prozesses und stellt sicher, dass auf veränderte Gegebenheiten schnell und flexibel reagiert werden kann.
Im OKR-Framework definiert die Unternehmensleitung die strategischen und organisationalen Ziele (topdown). Daraus leiten die Teams die OKRs ab (bottom up). Um den Prozess zu steuern und die Ziele einhalten, braucht es unterschiedliche Akteure.
Mindestens eine Person, der:die den Gesamtüberblick behält. In der Regel ist das ein OKR-Master. Je nach Unternehmensgröße kann es ein oder mehrere OKR-Master geben. OKR-Master führen das Framework ein und geben Hilfestellung. Sie haben im Idealfall tiefe Kenntnisse in dieOrganisationsstruktur. IT-Transformation Manager:in oder Agile bzw. Change Manager:in, die bereits Erfahrungen mit Change Prozessen mitbringen, eignen sich ideal, um die Rolle des OKR-Masters in der IT-Transformation einzunehmen.
Neben einem OKR-Master braucht es Personen, die die Teams unterstützen, die OKRs zu definieren. Diese Rolle übernehmen sogenannte„OKR-Coaches“. Sie unterstützen den OKR-Master dabei, dass die OKR-Prozesse in den Teams funktionieren. Daneben sind sie Ansprechperson für die einzelnen Teams und unterstützen diese dabei, ihre OKRs zu definieren. Die Aufgaben eines OKR-Coaches sind ähnlich zu denen eines Scrum-Masters, weshalb diese sich auch besonders gut als OKR-Coach eignen.
OKR ermöglicht es dir, die Ziele der Transformation in kleinen Schritten zu erreichen und zu steuern. Dadurch kannst du flexibel auf Veränderungen reagieren. Das macht OKR langfristig zu einem smarten Werkzeug für (IT-)Transformationen.
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